Jak rozmawiać z pracownikami?

Jak efektywnie rozmawiać z pracownikami?

Rozmawiam z menadżerem dużej firmy produkcyjnej na temat szkolenia z motywacji. Przysłuchuje się tej rozmowie osoba, która zbudowała firmę, zaczynając na początku lat 90-tych. W pewnym momencie włącza się do rozmowy, mówiąc:

– Panowie, motywacja, to bardzo prosta sprawa. Trzeba wziąć do ręki kij, tylko taki porządny i ten kij musi wisieć nad głowami. Wszyscy muszą wiedzieć, że jak coś zlekceważą, to ten kij spadnie im na kark.

Historia tyle samo śmieszna co straszna. Na szczęście młody menadżer, który przejął firmę na zasadzie zewnętrznej sukcesji kompetencji, rozumiał że to, co działało 30 lat temu, dzisiaj już wymaga zdecydowanie więcej mądrości i delikatności. Rozmówca czy pracownik to nie koń w zaprzęgu. Tutaj liczy się synergia celów, a nie patrzenie na kogoś z góry.

Jak określić czego oczekujesz w czasie trudnej rozmowy?

Ten przypadek jest przypadkiem skrajnym, wobec którego łatwo się zdystansować. Ale bardzo często agresja ma bardziej subtelną formę. W psychologii jest określenie „bierna agresja” oznaczające agresję, która ma bardzo subtelne, często wręcz niewidoczne przejawy.

Jak więc motywować pracowników? Jak przeprowadzać rozmowy z pracownikami, aby nieświadomie nie popełnić drobnych błędów, które mogą skutkować brakiem zaangażowania, zamknięciem, niechęcią do brania odpowiedzialności, bezmyślnym wykonywaniem poleceń.

Więcej o tym, jak prowadzić rozmowy i rozwiązywać spory dowiesz się z poniższego nagrania:

Wracając do meritum. Wszystkie te objawy świadczą o błędach w komunikacji i motywacji. Często są brane przez menadżerów za cechy współczesnego pracownika, a tak naprawdę są objawami braku świadomego i właściwego przywództwa. Dlatego poniżej przedstawiam 4 najważniejsze obszary rozmowy z pracownikiem, które pozwolą Ci dokonać oceny i otrzymać wgląd w to, co faktycznie działa.

Odpowiedzialne delegowanie zadań

Chcąc mieć zmotywowany zespół, trzeba wiedzieć, jak przeprowadzać trudne rozmowy, ale tez i bardzo uważać na komunikację w stylu:

– Weź i zrób!

Jeżeli menadżer chce mieć zmotywowany zespół, pracownik powinien zostać poinformowany, dlaczego to, co jest do wykonania, jest ważne. A najlepiej jeżeli zespół będzie w stanie przed realizacją zadań, porozmawiać o tym co jest do zrobienia, tak by mógł, samodzielnie, współuczestnicząc w procesie decyzyjnym dobrać „jak” i „kto” w stosunku do tego „jaki” efekt chcemy osiągnąć.

Chcąc motywować pracowników, pozwól współdecydować.

Angażowanie to nie rozmowa dyscyplinująca

Zaangażowanie. Wyobraźnia. Gotowość do wzięcia odpowiedzialności. To cechy, które są bardzo oczekiwane przez menadżerów. Jak rozmawiać z zespołem, żeby je kształtować i pielęgnować?

Oczywiście pomocne jest słuchanie zespołu opisane w punkcie poprzednim. Ale tu pojawiają się następne elementy, które są zbiorem zachowań, charakteryzujących najlepszych menadżerów.

Wyobraź sobie sytuację, w której przychodzi pracownik z pomysłem racjonalizatorskim, który jest kompletnie nie do zrealizowania. Jak zareagować?

Jeżeli pracownik dostanie od „szefa” nawet subtelny, sygnał że to, co zaproponował, jest głupie, już nigdy nie przyjdzie z propozycją, nie zauważy marnotrawienia energii. Wyjdzie z założenia, że to nie jego działka.

Tu potrzebny jest komunikat w stylu:

– Dziękuje, że myślisz. Że proponujesz. W tej chwili, to, co proponujesz, prawdopodobnie będzie trudne do zrealizowania, ale, tak czy siak jestem wdzięczny za zaangażowanie.

Chcąc mieć zaangażowanych, a więc zmotywowanych pracowników, nagradzaj każdy przejaw zaangażowania, świadczącego o odpowiedzialności. KAŻDY!

Jak skutecznie przekazywać informacje zwrotne swoim pracownikom – Zasady

Pracownicy nie identyfikują się z organizacją, czy z jej szefem. Oni identyfikują się z wartościami lub misją, które są przestrzegane i realizowane w zespole lub firmie. To jeden z najciekawszych drogowskazów, do zbudowania własnego przywództwa.

Usłyszałem w trakcie jednego ze szkoleń z przywództwa, takie zdanie:

– Nie lubię swojego szefa. Drażni mnie jego brak temperamentu. Jest zamknięty. Ale bardzo go szanuję. Jest świetnym szefem. Dba o pracowników. Potrafi inspirować. Widzi w nas to, czego my w sobie nie widzimy.

Okazuje się, że dla pracowników najważniejsze jest, aby szef był liderem. Miał wizję, oraz potrafił bronić wartości, które spajają zespół.

Nazywaj wartości, według których chcesz budować zespół. Określ i przypominaj misję oraz jasno pokaż wizję, do której zespół ma dążyć.

Szacunek do zachowania pracownika to szacunek dla przełożonego

Chcąc mieć zmotywowanych pracowników, warto traktować ich z szacunkiem. Zauważać, rozmawiać o podstawowych sprawach, które są ważne dla pracownika, nie tylko dla menadżera lub dla firmy.

Menadżerowie powtarzają czasem zdanie, którego część nie rozumie.

– Nie ważne czy cię lubią, ważne, żeby cię szanowali.

Bardzo łatwo jest pomylić szacunek ze strachem. Jeżeli pracownicy mają szanować szefa, ten musi wykazać się szacunkiem wobec pracowników.

Nie szukaj winnych. Szukaj rozwiązań problemu.

Listę problemów w komunikacji z pracownikami można podzielić na kilka kategorii, w tym:

1. Brak szczerej rozmowy: Często zdarza się, że pracodawcy unikają trudnych rozmów z pracownikami, które mogą prowadzić do dyscyplinowania lub krytyki. Zamiast mówić otwarcie o problemie, zdarza się, że szuka się innych sposobów na rozwiązanie problemu.
   
2. Brak feedbacku: Kolejnym problemem jest brak regularnego feedbacku dla pracowników, który jest kluczowy dla zwiększenia produktywności i motywacji.
   
3. Zarządzanie czasem: Innym problemem jest brak świadomości, co prowadzi do spóźnień lub zadań, które nie zostały wykonane na czas.
   
4. Rozmowa z trudnym pracownikiem: W przypadku, gdy pracownik jest trudny w komunikacji, pracodawcy zwykle unikają rozmów, co prowadzi do niejasności i trudności w zarządzaniu zespołem.
   
5. Brak podstawowych umiejętności: Niektórzy pracownicy mogą mieć braki w podstawowych umiejętnościach, co prowadzi do konieczności korygowania ich pracy i szukania winnych.
   

Metody, które pracodawcy powinni zastosować, aby poprawić komunikację z pracownikami, obejmują:

1. Przeprowadzenie szczerej rozmowy: Pracodawcy powinni pozwolić pracownikom na uczciwe wyrażanie swoich opinii i uczuć, nawet jeśli oznacza to przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej. Warto jednak pamiętać o formułowaniu krytyki w sposób konstruktywny i nienaruszający godności pracownika.
   
2. Udzielanie regularnego feedbacku: Pracodawcy powinni regularnie udzielać feedbacku dla pracowników, który obejmuje pochwały i uwagi korygujące. Dzięki temu pracownicy będą mieli lepsze rozeznanie w swoim zachowaniu i będą mogli lepiej zrozumieć swoją rolę w firmie.
   
3. Zarządzanie czasem: Pracodawcy powinni zwracać uwagę na czas pracy swoich pracowników, a także na to, jakie zadania są realizowane w określonym czasie. Warto również zadbać o to, aby pracownicy mieli wystarczająco dużo czasu na realizację swoich zadań. Nie można oczekiwać, że współpracownik rozwiąże problem ot tak, a krytyka spływająca na niego po niedopilnowaniu terminu może okazać się czubkiem góry lodowej skazującej współpracę na fiasko.
   
4. Rozmowa z trudnym pracownikiem: Pracodawcy powinni zaprosić trudnego pracownika na rozmowę i wskazać mu konkretne zachowania, które powodują trudności w komunikacji. Warto zwrócić uwagę na to, jakie są powody dla takiego zachowania i jakie działania można podjąć, aby rozwiązać problem.
   

Trudna rozmowa z pracownikiem nie musi kończyć się eskalacją złych emocji

Jak motywować pracowników. Jak rozmawiać z pracownikami, aby byli zaangażowani i identyfikowali się z firmą? To bardzo złożone zadanie. Ale fundamenty są wszędzie podobne.

Szacunek do człowieka. Jasno sprecyzowana wizja, misja i wartości, których organizacja ma przestrzegać. Słuchanie pracowników. Rozumienie, że to nie szef rozwija firmę, tylko zespół.