Czas to pieniądz – chyba nigdy ta maksyma nie była równie prawdziwa, jak dzisiaj. Świat XXI wieku potrafi wycenić każdą sekundę – a i my cenimy swój czas, tym bardziej że w pogoni za efektywnością mamy go coraz mniej. Lista zadań wydłuża się, doba uparcie ma wciąż tylko 24 godziny, a w dodatku zewsząd słyszymy – słusznie! – o konieczności zachowania work-life balance i dobrostanu psychicznego. Jak nie zagrzebać się w lawinie spraw, a przy tym znaleźć czas na realizację swoich pasji, rodzinę, wypoczynek? Receptą jest mądre planowanie.
Mądre, czyli jakie?
Samo planowanie to za mało – nie wystarczy, że zapiszemy sobie, żeby o 11:15 wykonać zadanie X, a o
11:30 zadanie Y. Czeklista dalej będzie długa, dzień za krótki a my wciąż w niedoczasie, tylko z
precyzyjnie rozpisanymi czynnościami do zrobienia. Jeżeli tylko rozplanujemy zadania, bez ich
posegregowania, nic się nie zmieni. Dopadnie nas zmęczenie, frustracja i chaos, a my stwierdzimy, że to
całe planowanie to jakiś pic na wodę.
I zostaniemy ze wszystkimi zaległymi raportami, nieprzeczytanymi mailami, wciąż w biegu między odebraniem dziecka ze szkoły, pracą, zakupami… O ile wciąż będziemy wszystko traktować równie priorytetowo. Wyzwolenie przychodzi, kiedy sobie uświadomimy, że nie wszystkie zadania są równie ważne; ba, niektóre z nich w ogóle nie są ważne, zajmują tylko nasz czas, a moglibyśmy z nich spokojnie zrezygnować.
Planuj jak generał, zarządzaj jak prezydent
Jak podjąć właściwe decyzje i umiejętnie posegregować zadania, żeby nie zgubić niczego istotnego? Z pomocą przychodzi proste, a zarazem potężne narzędzie. Stworzył je wiele lat temu człowiek, który miał naprawdę wiele obowiązków – w tym takich najwyższej wagi.
Nazywał się Dwight D. Eisenhower i był generałem, a potem prezydentem Stanów Zjednoczonych. Musiał podejmować każdego dnia setki decyzji o strategicznym znaczeniu, stworzył więc system, który pozwalał mu nimi skutecznie zarządzać. Od jego nazwiska nazwano go Matrycą Eisenhowera. Eisenhower podzielił zadania na cztery kategorie, stosując przy tym jedynie dwa kryteria: pilności i ważności. Pierwszą kategorią są zadania ważne i pilne: mówiąc kolokwialnie, jeżeli ich szybko nie wykonasz, coś się zawali.
Odsuń wszystko inne i skup się na nich. Ze zrozumiałych względów takich zadań w rodzaju „deadnine »na wczoraj«” powinno być jak najmniej – pomaga w tym właśnie mądre planowanie. Kolejna kategoria to zadania ważne, ale niepilne.
To te, które planujemy w perspektywie długofalowej – związane z rozwojem (zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej, np. treningi czy nauka języków). Uwaga: te sprawy szczególnie mocno wymagają precyzyjnego planowania, w perspektywie tygodniowej, miesięcznej lub nawet dłuższej. Inaczej mogą zniknąć z kalendarza, wiecznie odkładane „na potem”, bo przecież mamy czas. Jeżeli nie zajmiemy się nimi natychmiast, nie stanie się nic złego, przynajmniej nie od razu, ale to właśnie one decydują o naszej przyszłości i ich niewykonanie będzie miało w przyszłości negatywne konsekwencje. Zadania pilne i nieważne to te, które mogą pochłonąć najwięcej czasu i energii, jeżeli nie będziemy wystarczająco asertywni.
To wszystkie prośby o drobne przysługi, których wykonanie zajmie nam „tylko chwilkę”, a które są ważne (być może) dla proszącego, ale nam zajmują cenny czas. To wspaniałe oferty, które teraz, natychmiast musi nam przedstawić handlowiec. To wszystko, co możemy zdelegować albo odpowiedzieć „nie zrobię tego teraz, przepraszam, nie mam czasu”. Ostatnia, najprostsza do identyfikacji i do wyeliminowania z planu dnia kategoria to rzeczy nieważne i niepilne. Te zadania trzeba ograniczyć do niezbędnego minimum, a z części zupełnie zrezygnować.
Odzyskaj swój czas
Ważne: matryca Eisenhowera to tylko narzędzie. Świetne, ale żeby zadziałało, trzeba go używać. Nie
jednorazowo – najlepiej, jeśli jej stosowanie wejdzie w nawyk. Raz dziennie, raz na tydzień, raz na dwa –
to zależy od potrzeb, ale ważna jest regularność. Tylko wtedy odzyskasz kontrolę nad własnym czasem.
Bo ważne, żeby nie robić wszystkiego – ważne, by robić to, co trzeba. A jak powiedział sam Eisenhower
„To, co ważne, rzadko bywa pilne. A to, co pilne, rzadko bywa ważne”.
Potrzebny dobry psycholog biznesu?
