Proste narzędzia często dają najlepsze wyniki – właśnie dlatego, że są proste, a ich skuteczność była testowana miliony razy. Jednym z takich narzędzi, które z powodzeniem można stosować w negocjacjach – tych drobnych, które prowadzimy każdego dnia i tych najpoważniejszych, o strategicznym znaczeniu, jest parafraza. Technika, która nie wymaga niemal żadnych ćwiczeń i można ją stosować w zasadzie z marszu, a mimo swej prostoty ma wpływ na wiele zróżnicowanych aspektów rozmowy. Czym jest parafraza i na czym polega jej siła?
Zaufanie
Parafraza to powtórzenie własnymi słowami tego, co usłyszeliśmy od naszego rozmówcy. Nie dosłowne odtworzenie litera po literze, ale próba nazwania tego, co odebraliśmy jako najważniejszy problem. Bez rozwijania czy interpretacji. To proste powtórzenie pokazuje rozmówcy bardzo ważną rzecz – że go słuchamy, że zauważamy jego problemy oraz oczekiwania i chcemy je zrozumieć. W ten sposób nie tylko zyskujemy szansę na rozwinięcie rozmowy – powiedzenie drugiej osobie „słyszę cię” to fundament, na którym można budować zaufanie. Szczególnie w sytuacjach konfliktowych dobrze o tym pamiętać.
Zrozumienie
Nie zawsze to, co mówi druga strona, dociera do nas bez zakłóceń – inaczej mówiąc: nie zawsze właściwie rozumiemy czyjeś słowa. Czasami po prostu komunikat jest sformułowany niejasno lub nieprecyzyjnie, czasami filtrujemy go podświadomie przez własne doświadczenia i wyobrażenia. Parafraza pozwala nam uniknąć takich nieporozumień – upewniamy się, czy dobrze zrozumieliśmy rozmówcę, a przy okazji poprzez parafrazę podsuwamy mu niejako lustro, dajemy czas i możliwość przemyślenia komunikatu ponownie. Najlepiej użyć konstrukcji „Czy dobrze rozumiem, że…?”.
Emocje
Czasem dopiero kilkukrotne zastosowanie parafrazy pozwala dotrzeć do prawdziwego źródła problemu czy realnych intencji rozmówcy, których on sam być może sobie pierwotnie nie uświadamiał. To także doskonały sposób na rozładowanie emocji, które często towarzyszą negocjacjom – parafrazując, dajemy drugiej stronie przestrzeń do nazwania i wyrażenia tych emocji. Może się zdarzyć, że trakcie rozmowy nasz rozmówca zacznie się zastanawiać, skąd u niego tyle emocji i na chwilę pojawi się niezręczna cisza. Może ona oznaczać też coś innego – wątpliwości, czy zasługujemy na prawdę. Ważne, by mu dać tę chwilę, nie burzyć ciszy, nie przerywać tego procesu.
Narzędzie jest proste, ale…
Parafrazę można zacząć stosować od razu, bez ćwiczeń i treningów. Prostota nie oznacza jednak, że przy parafrazowaniu nie można popełnić błędów. Żeby była naprawdę skuteczna, warto (poza uważnym słuchaniem, ale to, mam nadzieję, oczywiste) pamiętać o kilku rzeczach. Po pierwsze o dopytywaniu – to pozwala pogłębić zrozumienie. Świetnie sprawdza się struktura: pytanie – chwila ciszy – odpowiedź – parafraza – odpowiedź – pogłębienie/dopytanie. Po drugie, parafraza powinna być wyrażona prostymi, zrozumiałymi słowami – w końcu zależy nam na precyzyjnym i jasnym nazwaniu problemu. Po trzecie, jak każde narzędzie, także i parafrazę należy stosować z umiarem – ciągłe jej używanie może być dla rozmówcy irytujące i wywołać reakcję „Czy ja mówię niewyraźnie? Czy pan mnie w ogóle słucha?”, a więc dokładnie odwrotną od tej, na jakiej nam zależy. Po czwarte – co już sygnalizowałem we wcześniejszych akapitach – nie interpretujemy, nie rozwijamy, unikamy wszystkiego, co rozmówca mógłby odebrać jako oceniające czy krytyczne.
Jeśli podejście, które reprezentujemy jest Ci bliskie
